Mendorong Kontribusi Pengurus dengan Skill Ala KSPA UNJ

KSPA UNJ adalah organisasi sosial yang bergerak dalam bidang pendidikan anak usia dini di kalangan masyarakat prasejahtera. Sebagaimana mestinya di dalam sebuah organisasi tentu memerlukan suatu manajemen organisasi. Beberapa referensi menyebutkan bahwa manajemen organisasi berfungsi  sebagai upaya untuk mengelola dan mengendalikan sumber daya supaya tercapai tujuan dari organisasi tersebut. Dengan adanya manajemen organisasi diharapkan dapat membentuk kinerja anggota yang lebih efektif terutama dalam hal koordinasi antar bidang, departemen atau divisi.

George R. Terry

Manajemen organisasi di KSPA UNJ berpacu pada pendapat yang disampaikan oleh George R. Terry. Menurut beliau organizational management adalah aktivitas perencanaan (Planning), pengorganisasian (Organizing),  penggerakan (Actuating), dan pengawasan (Controlling), dimana semua aktivitas tersebut bertujuan untuk mencapai target organisasi.

1.   Planning

 

Planning meliputi pengaturan tujuan dan mencari cara bagaimana untuk mencapai tujuan tersebut. Dalam membuat suatu kegiatan maupun kepengurusan, KSPA UNJ perlu meeancang dan merencanakan beberapa hal seperti tujuan dan indikator yang ingin dicapai, konsep dari kegiatan itu sendiri, waktu dan tempat pelaksanaan, dan lain sebagainya. Perencanaan harus dipikirkan sematang mungkin hinggatidak hanya satu rencana yang dipikirkan tetapi perlu ada plan A-Z yang akan digunakan apabila terjadi suatu kendala.

Dalam hal ini KSPA UNJ melakukan analisis kebutuhan dengan menganalisis kekuatan (Strenght), Kelemahan (Weakness), Keuntungan (Opportunity), dan Ancaman (Treathment). Kekuatan adalah kelebihan yang KSPA UNJ miliki yang dapat dikendalikan seperti banyaknya kuantitas anggota KSPA UNJ dan panduan organisasi yang cukup lengkap. Sedangkan kelemahan adalah kekurangan yang dimiliki KSPA UNJ. Berbeda dengan Keuntungan dan Ancaman, keduanya berasal dari faktor eksternal atau diluar kendali KSPA UNJ seperti kerjasama yang dilakukan dengan perusahaan dimana kerjasama tersebut dapat dilaksanakan atas izin dari perusahaan yang dituju.

2. Organizing

 

Organizing adalah proses dalam memastikan kebutuhan manusia dan fisik setiap sumber daya tersedia untuk menjalankan rencana dan mencapai tujuan yang berhubungan dengan organisasi. Dalam KSPA UNJ organizing meliputi pembagian sumber daya manusia baik kepanitiaan maupun kepengurusan. Dimana setiap anggota ditempatkan pada bidang dan seksi sesuai dengan minat dan kemampuan yang dimilikinya setelah itu setiap anggota yang sudah ditempatkan diberikan job atau tugas sesuai yang ditentukan oleh ketua KSPA UNJ atau Ketua Pelaksana Kegiatan. Masing-masing anggota dalam bidang tersebut berhak untuk membuat suatu kebijakan yang akan dilaksanakan kedepannya. Hal ini berfungsi untuk mengatur dan mempermudah dalam proses pelaksanaan dan kerja panitia maupun pengurus.

3. Actuating

Setelah dilaksanakan perencanaan dan pengorganisasian diperlukan optimalisasi dalam pelaksanaan. Pelaksanaan yang dimaksud adalah kerja nyata yang dilakukan oleh panitia maupun pengurus untuk mencapai tujuan tertentu seperti membuat proposal, surat, melakukan peminjaman tempat, mengumpulkan perlengkapan, melakukan survei membuat publikasi berupa poster, pamflet, dan sebagainya. Pelaksanaan tersebut dilakukan sesuai dengan job description yang diberikan kepada anggota atau Panitia yang sudah ditentukan saat organizing. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan fungsi dan tugas masing-masing yang sudah ditetapkan. Hasil yang akan diperoleh nantinya akan sebanding dengan kinerja yang dilaksanakan oleh SDM. Oleh sebab itu dalam pelaksanaan SDM harus melakukan tugasnya dengan optimal supaya tujuan yang diinginkan akan tercapai.

4. Controling

Agar suatu program dapat terlaksana dengan baik perlu dilaksanakan controlling atau pengawasan oleh ketua umum maupun ketua pelaksana. Dalam KSPA UNJ, pengawasan biasanya dilakukan oleh badan pengawas harian yaitu ketua sekretaris bendahara dan kepala bidang. Pengawasan dilakukan supaya SDM melakukan tugas dan kewajibannya sesuai dengan yang ditetapkan. Dengan adanya pengawasan badan pengawas harian dapat mengetahui kendala yang didapatkan ketika melaksanakan tugas. Kendala tersebut perlu dievaluasi baik oleh ketua umum, kepala bidang maupun ketua pelaksana kegiatan. Diharapkan dengan adanya pengawasan ini suatu program yang akan dilaksanakan dapat berjalan sesuai dengan yang semestinya.